Le jeudi 09 Octobre, nous sommes allés visiter les Archives Départementales. Nous avons suivi le traitement d’un document, depuis son arrivée, jusqu’à ce qu’il puisse être consulté par le public.
Il faut savoir que seule une petite partie du bâtiment est accessible au public. Le reste est réservé au personnel, qui traite et conserve des documents fragiles.
Les quatre missions des Archives sont : collecter, classer, conserver, et communiquer.
Nous avons commencé la visite dans l’ordre des tâches.
Dans un premier temps, nous avons découvert la collecte :
Il s’agit de collecter des documents auprès des entreprises départementales, âgés d’au moins 70 ans. Ils sont encore considérés comme jeunes.
Ils sont dépoussiérés pour être stockés. Il faut éliminer les micro-organismes pour éviter les épidémies de champignons sur les documents.
Pour cela, un SAS de dépoussiérage est utilisé. C’est une société extérieure qui intervient pour cette opération. En outre, les documents sont nettoyés quotidiennement par les employés.
Il y a quelques années, un sinistre a eu lieu dans les anciens bâtiments : le taux d’humidité est monté à 95%, et il y a eu une prolifération de moisissures. Il faut donc entretenir les documents régulièrement pour éviter une nouvelle épidémie.
L’étape suivante se situe dans la salle de tri : un travail « à la chaîne » a pour but le tri et le classement dans de grandes boîtes. Les différents documents sont rangés dans des boîtes neutres (sans acide) et hermétiques. En cas d’incendie, les documents sont un peu mieux préservés. Il y a des tailles spéciales, pour tous les documents, afin de ne pas les abîmer.
Nous avons ensuite découvert les méthodes de classement :
La visite s’est poursuivie par le magasin de boîtes : il y a toutes les tailles, tous les formats.
En 2007, les archives ont déménagé, d’un vieux bâtiment vers un nouveau. Pendant 2 ans, deux personnes ont passé leurs journées à emboîter 11 km de documents, pour le transfert.
Les documents conservés dans les archives sont de tous types : documents papier, photographies, articles de presse, livres …
A peu près tous les documents peuvent être des archives, qu’elles soient personnelles ou pas, même si beaucoup d’archives aujourd’hui sont sur support informatique.
On considère qu’il y a trois âges, pour les archives :
-lorsqu’elle est produite, c’est une archive active
-lorsqu’elle n’est plus utilisée, on la dit intermédiaire
-lorsqu’elle a plus de 20 ans, et qu’elle n’est plus utile, c’est une archive historique
Un tri est fait entre le premier stade et le deuxième.
Par la suite, nous avons découvert la conservation :
Les Archives sont réparties sur 5 étages, et séparées en 2 parties : la conservation et la partie publique, avec deux magasins de 10 m² par étage.
Le bâtiment des archives peut conserver jusqu’à 17 km de documents. Une zone tampon, entre le mur du nouveau bâtiment et celui réhabilité permet de garder une température constante d’environ 20 C°.
Actuellement, déjà 14 km d’archives sont utilisés. Mais le site possède une réserve foncière, pour se laisser du temps lorsque tout l’espace sera utilisé.
Nous avons ensuite découvert le magasin de plan. Deux personnes y travaillent.
C’est le même genre de magasin que les autres, mais ici, les documents sont stockés à plat. Lorsqu’ils sont roulés, ils sont dans des boîtes dites « cercueil ».
Comme les documents sont de tous formats (de la taille d’un timbre poste, jusqu’aux affiches de 2 à 3 mètres), la protection sous plastique se fait au « pièce à pièce ».
Les documents sont de types cadastres, administratifs ou encore des plans d’architectures.
Nous avons ensuite découvert les techniques de numérisation : des bancs spéciaux pour tous les types de documents et des scanners très détaillés pour les numériser au mieux sont utilisés, ainsi qu’une machine à microfilms, pour tous les actes civils.
Enfin, nous avons pu voir comment la communication est mise en oeuvre :
Pour permettre la communication de toutes ces archives, il y a une salle de lecture : une table sur verrin permet de consulter les plans, une section surveillée pour les documents restaurés, et une partie sombre pour consulter les microfilms sont aussi mis à disposition. Tout est aménagé pour que les recherches soient aisées.
De nombreux professionnels tels que des généalogistes ou des notaires viennent régulièrement y travailler. 4 000 visiteurs passent chaque année les portes des Archives dont 3 000 scolaires.
En décembre, nous pourrons retourner aux Archives Départementales, afin de découvrir l’exposition sur les troupes napoléonienne dans les Landes.
Delphine et Maëva